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文菲斯特管理顾问公司原创文章:创业老板“成长烦恼”系列案例之 “这到底是谁的‘错’”

作者:文欣 类别:企业管理 来源:原创 时间:2015-12-7 16:54:52
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案例

我是一家科技软件开发公司的老板,公司的主要业务就是做软件及系统开发,目前在职人员有40多人,我们的业务组织形式都是项目制,项目来源一般是通过竞标取得的。根据我们公司人员素质和科研实力,公司通过竞标拿下了很多金额较大的项目,利润水平也逐年提高,发展后劲比较足,我对公司业务的发展充满了信心。

最近,因为标书制作环节出了一些问题,损失了好几个大项目了。公司的王青作为公司的老员工,她一身兼数职,行政、前台和出纳,另外公司在创业期,人手严重不足,一些重要的标书制作也放在王青这里。后来,公司组织架构逐渐地完善,招聘了专门的商务人员负责项目的竞标及标书制作等相关工作。但因新进的商务人员对业务不熟悉,尤其是标书制作出现的错误较多,制作速度也比较慢。所以如果公司有标书制作的事情,项目负责人还是都会直接找王青,让她制作标书,长时间以来,标书制作的事情还是放在王青这里,但最近在制作标书的过程中,王青出现了很多大的失误,有好几个大项目因为标书的问题而被竞争对手夺走了。

面对这一问题,我始终不明白:为什么王青之前的标书制作为什么没有出现这么多问题,而现在为什么标书制作问题频繁发生呢?因为此事,我还找王青单独谈过一次话,但面对这样的问题,王青也支支吾吾说不出什么来。作为老板,我很不愿意看到这样的问题发生,但又始终找不到相关的问题起因所在。

 

案例分析:“好员工与好企业”

从这个案例中我们可以看出这家软件公司经过一段时间的打拼已打下了一定的发展基础、并形成了良好的发展态势。然而近期却多次出现了由于标书制作环节的失误以致公司损失了好几个大项目的问题也实实在在地提示公司老板:公司发展到现阶段已存在一些亟需解决但尚未引起重视的问题。

*   “成长型企业管理软件”的缺失

首先,我们看案例中的王青是个创业型企业中的典型员工形象,作为公司初创阶段就进入公司的老员工其对企业的忠诚度、认知度应是比较高的,且随着公司发展前景的向好和员工队伍的不断壮大她更是会愿意继续留在本企业中工作。然而近期她参与制作的标书工作中却“出现了很多大的失误”又是什么原因呢?从企业管理的角度来看这事的原因在老板及其管理者身上,与员工无关。因为随着企业的逐步发展完善,其硬件条件很快会得到改善,如它的办公场地、设施等但老板往往会忽略“企业管理软件”的配套,即公司管理制度体系的完善,包括对企业文化、职位工作分析及其配套激励措施等都应予以完善。在创业初期不规范时靠员工自觉可以出现一人多岗的情况,但那只应是短期的权宜之计,随着企业的规范化发展这种情况应尽快得以解决,重新梳理岗位编制、确定岗位职责规范是每个企业不断发展壮大的基础,此事虽然看似简单但它是企业未来发展的根基,且与人力资源的其它管理职能密切相关,影响着企业的管理成效。岗位确定后应发挥它的作用而不能情同虚设,因此人员入岗问题也是一项重要工作,只有将合适的人放到合适的岗位上才能稳定员工队伍、利于权责利的划分及后期的管理,此时就应视王青的能力将她安排到一个合适的岗位上,而不应还是常让她做职责之外的事情。因此企业发展必须要有配套的管理“软件”,且应保证该软件发挥作用!

*  员工的“有心无力”

     其次,我们再来看为什么王青愿意多做事却还是出现了很多工作失误呢?这与资本论中的劳动力再生产理论是密不可分的。我们知道一个人再能干也不能把一个公司的所有工作全都承担起来,所以会有研发、生产、市场、财务等不同职能的划分,其间既与专业划分的要求有关又与每个人的时间和精力有限的现实相关。王青在公司要承担“身兼行政、前台和出纳等数职”的工作此外还要长期帮着制作标书,在创业初期这样到后面逐步扩大规模了还这样,试想长此以往什么人能受得了么?每个员工要提供有品质的工作成果那么首先要保证她得到正常、合理的休息,企业不能忽视了这一人的基本需要,总是让员工长期超负荷工作!

*  “不让雷锋吃亏”

     最后,我们来看王青凭借自身的工作热情愿意多承担工作是员工对企业的一种奉献精神,企业欢迎这种做法,但我们认为企业却不应让它成为常态。原因一来是上面提及的员工精力有限无法保证高品质地完成许多职责外工作;二来这也与我们在管理中常提到的“不让雷锋吃亏”的原则相冲突。现代企业管理的一项重要作用是要激励员工多做贡献,把员工的所得与她的贡献相匹配起来,特别是对突出的贡献者就要给予更高的回报,这需要对员工队伍实施有效的激励措施,而本案例中的老板却只顾抓经营而忽视了内部的这些管理工作,没能把握好管理平衡。通常员工遇到这种情况自己不好说什么,而如果老板或其他管理者也不能及时发现问题并提出解决办法那么久而久之很可能要么出现文中的情况——王青参与的投标要么会经常出现失误给企业带来损失,要么可能会造成好员工的流失。这都是老板所不愿看到的情况,因此说企业的健康、快速发展离不开管理的规范,老板应重视将企业的软硬件配备工作齐头并进地开展起来,避免因管理短板问题造成“水桶的漏水”从而导致财富的流失!企业需要好员工,好员工也需要好企业,这样才能相互作用,双赢发展!——原文刊于《经理人》杂志201511

 

——北京文菲斯特管理顾问公司资深人力资源管理顾问、培训讲师 文欣

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