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设备采购风险规避

作者:夏冰 类别:物流采购 来源:原创 时间:2010-8-31 17:33:25
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    设备是企业生产的工具,随着企业生产规模的不断扩大,设备的采购也就越来越多,企业总是在追求最小的投入带来最大的产出。但是,采购人员不懂设备,设备人员不懂采购,生产、设备、采购脱节等问题的存在,导致了企业采购的设备问题不断。新设备买回来用不起来,新设备达不到产能要求或合格率低,设备故障不断等许多问题接踵而来,看似低价的设备却带来昂贵的运行成本,“低成本采购”成为空谈!

    企业在采购设备时,首先要考虑是否真正需要。看来简单的问题,真要做好并不简单。

    某企业09年6月份的一份采购申请,要求在已经拥有8台空调6台除湿机的厂房内再增加2台除湿机,理由是近期湿度不达标。审查这个需求时发现湿度计没有检定,集中所有湿度计在一个位置读数竟相差6%。进一步检查发现,已有的设备中有2台根本就处于损坏状态,一台空调排水在室内,于是否决了采购申请,避免了额外的投资。

    还有一家企业,某产品使用进口四折机完成四道弯折弯工艺,由于开发了一款新品,使其中两道弯尺寸发生变化,于是申请增加一台同样设备。审查发现通过原模具开槽的办法也可以满足新产品需求,于是否决了采购申请,避免了损失。

    类似这样的问题在实际工作中大量存在,要求我们的申请部门、设备部门认真审查每一个需求,看是否真的没有其他解决办法,为企业节约每一份投资。

    其次要考虑设备的档次定位,不同的背景,不同的用途要有不同的定位。参观通道是企业的窗口,当然要选用高档一些的设备,新产品开发使用的专用设备就要低档,避免新产品下马造成设备闲置;首次国产化的设备定位也要低档,避免项目风险。关于自动化水平不是越高越好,而是根据需要,就像现在好多相机、手机的功能根本没有有效利用一样,设备盲目追求自动化也会造成浪费。产品的适应范围也要根据实际确定,一概选择大范围适应势必会造成资金的浪费,比如加工中心的加工精度提高一点可能会带来价格上的大幅度增长;但预留过小又会造成不能适应生产规模扩大和新产品开发,所以,要请相关企划部门、研发部门等多部门参与评审。

    需求提出阶段还有一个工期问题,往往许多生产部门不到最后不提申请,一旦提出马上就要求到位,这可能就是一个导致成本上升的隐患。任何项目都有成本、质量、工期三个相互制约的要素,被称为铁三角。除非是“政治项目”,比如大型工程典礼日期已定,工期就必须优先,一般情况下工期要给其他两个要素让路。下面这则案例足以说明问题:某企业新研发的产品要马上推出,需要一台专用设备,招标采购时由于中意的供应商(也是最低价)工期比要求的多15天而被否决。结果,设备到位后却由于工艺上的原因不能生产,设备闲置了20多天后才开始生产,为此企业白白多花了十几万元。所以,工期一定要综合各方面因素敲定,这也要求各个部门的充分协同和具备大局意识。

    进入采购阶段,各个企业对此都重视起来,但往往很多风险不被认识,看似采购很有竞争力,其实浪费早已隐藏其中。

    1.招标的风险

    一般企业都在搞货比三家,需要注意的是尽可能避免某个领域长期使用固定的供应商,而且参与的厂家资质、能力要相当。有的业务经理为了流程“凑”三家,不在一个档次的东西本来就不能比价格。结果是,要么开标后明显的低价根本不敢用,但不选他他还会投诉你;要么就是把实力强的厂家拉来作陪衬,时间一久谁还会继续给你当“托”?所以,供应商网络更新一定是动态的,适时的,参与的厂家基本要处于同一个水平而且都有能力承担项目。现在行业发展非常迅猛,有的甚至几个月都有大的变化,及时掌握这些变化,就会使我们的网络具有竞争力。

    现在各个企业基本上都有了自己的招标管理流程,也都很注意检查这些流程的遵守情况,甚至专门成立了内控部门。值得一提的是,监控不能只停留在表面,不要使这些流程成为违规行为的保护伞。

    有这么一则案例:某机加工领域的一位供应商反映我们的一位项目经理吃拿卡要问题,说他人为操作现象严重。调查时发现,用户反映的领域很长一段时间大部分业务都给了甲供应商,查招标过程记录并未发现违规,都是密封标书,都在纪委监督下打开。进一步调查发现,他恰恰利用了这个程序保护,采取的办法有两个,一个是他多找厂家参与,开标后他偷偷筛掉一部分,另一个办法是给其他厂家错误的误导,如把精度、要求等过分夸大等,在他的误导下,他希望的结果就产生了。这时,监督流程反而成了他的保护伞。

    所以,对采购的控制不能仅仅采取表面的、流程的、特别是外行的“监控”,关键还是要把项目经理们培养成德才兼备才行(首先就要把好选人关)。

    2.选设备的风险:

    设备采购要遵循四个原则

    (1.)母本参照原则:所有的设备一定要有成熟的母本参照,特别要注意进口设备的国产化和新产品、新工艺方面。

    (2.)锁定输出原则:不要单纯按供应商提供的专业数据签约,要把使用的最终需求写进去。

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  夏冰介绍
        作者从事设备领域工作二十多年,在著名500强企业集团设备采购总监岗位任职五年,跨行业实施了涉及家电、模具、钣金、注塑、涂装、包装、电子等几十个专业领域的标准、非标设备258个大类的设备采购,建设了海内外8个工业园区21个工厂集中建设项目,摸索出了一套行之有效的设备采购及风险规避模式。
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