团队管理中的僵局很多,如何有效化解则是体现一个管理者真正的处理问题的水平与能力,这便是冲突管理中的最为重要的一个方面。
任何一个企业,合作、竞争和冲突,三者都是可以并存的。
冲突管理的重点,就是如何将这三者,调理到对企业最有利的局面。冲突(conflict)泛指各式各类的争议。一般所说的争议,指的是:对抗、不搭调、不协调,甚至抗争,这是形式上的意义;但在实质面,冲突是指在既得利益或潜在利益方面摆不平。什么是既得利益呢?就是指目前所掌控的各种方便、好处、自由;而潜在利益则是指未来可以争取到的方便、好处、自由。
想了解冲突是怎样发生的,要先了解几个和冲突有关的观念。
□合作,指的是朝共同目标努力的过程。
□竞争,指的是目标不兼容,但某一造对目标之追求,不足以影响另一造目标之达成。像跑百米,只要遵守游戏规则,谁能以最短的时间,到达目的地,谁就争得冠军。所以选手之间是处于竞争状态。
□冲突和竞争相同的地方,在于目标不兼容,但冲突指的是某一造对目标的追求,不但足以影响另一造目标之达成,而且正在发挥该影响力之中。以跑百米作例子,如果大家都非常守规则,则参赛者之间就是处于一种竞争状态;但是如果我推你一把,你踹我一脚,则参赛者之间就是处于冲突状态。其实,一种事件究竟是冲突还是竞争,要看规则怎么设计,以及规则是否被遵守。
严格来讲,在社会、政治、经济、企业经营的领域内,很多大家原来以为是竞争的局面,其实都是冲突。冲突是一种生活方式,无从回避,也不一定不好。只是冲突过度,会消耗太多能源,使得人们对所处的环境无法做出贡献。
此外,为了争取公司资源之支持--而资源通常是稀少的--各中心就会各出奇招,于是产生冲突。所以在任何机构,合作、竞争与冲突都是并存的。
管理学者杜拉克曾说:「任何组织,包括人或机构,如果不能为它(他)所置身的环境做出贡献,在长期下,这个组织就没有存在的必要,也没有存在的可能。」所以讲求绩效,是现代经营者非常重要的使命。而经理人如果能够做妥冲突管理,对提升绩效应该有实质的帮助。
冲突观念在最近二十年来有截然不同的转变。以台湾而言,解严之前和之后,也有很大的改变。
传统的冲突观,大概包含以下几点:
□冲突是可以避免的。
□冲突是导因于管理者的无能。
□冲突足以妨碍组织之正常运作,致使最佳绩效无从获致。
□最佳绩效之获致,必须以消除冲突为前提要件。
□管理者的任务之一,即是在于消除冲突。
然而,当前的冲突观,则和以前的非常不一样:
□在任何组织形态下,冲突是无法避免的。
□尽管管理者之无能显然不利于冲突之预防或化解,但它并非冲突之基本原因。
□冲突可能导致绩效之降低,亦可能导致绩效之提升。
□最佳绩效之获致,有赖于适度冲突之存在。
□管理者的任务之一,即是将冲突维持在适当水准。
自古以来,我们的社会价值观就不断强调:「天时不如地利,地利不如人和」、「家和万事兴」、「以和为贵」,使得人们以为冲突是可以消除的、可以避免的。
此外,过去经济落后,人们非常珍惜安全感。一个人因担心家庭破裂、饭碗打破,所以即使有冲突,也不断隐忍。可是,这些年来社会比较富裕,所谓贫贱夫妻百事哀的情况比较少见,就业安全感逐渐提升,于是员工三、五个月不工作也没关系,因此,各行各业的流动率都较过去提高。现在离婚率偏高即是另一个明证,离婚率也可以看做家庭里的流动率。
冲突的存在不是没有好处的。它的潜在好处包括:
□减少工作的枯燥感。
□增进自我了解。
□为了回避冲突,可激发个人做妥工作。
□冲突之化解可增进个人声望与地位。
□凸显问题所在。
□促使决策者对问题做深入的思考。
□可导致创新或变革。
冲突管理的重点,就是在于建立既得利益或潜在利益上之共识。
什么叫做建立共识?让你的看法、做法与我的看法、做法产生交集,这样的努力过程就叫做建立共识,亦即同意彼此所同意的事物(agree to agree)。但是如果你的看法和我的看法不能产生交集,而我们都如此认定,这也是建立共识:亦即同意所不同意的事物(agree to disagree)。例如一对夫妇经过沟通协调,决定破镜重圆,这是建立共识;如果经过沟通协调,觉得还是分开对双方比较好,这也是建立共识。
冲突的肇因包括:
□稀少性资源之争取:虽然从工业革命以来,由于生产力的提高,资源也已经更加充足,但与人类的欲望相比,稀少性依然存在。所以由于争取稀少性资源而产生的冲突,始终无法消除。
□知觉之差异:人们看事物都不是根据客观存在的事实来看它,而是根据他们对这件事物主观的心智形象来解释它。半杯水究竟「只是半杯」?还是「好在还有半杯」?这都是取决于人们的知觉。只要人类的知觉差异存在,冲突就无法回避。
□工作之相互依存性:在工作流程上,上游的产出就是中游的投入,如果上游无法如期产出,它将变成中游的瓶颈。忽略了彼此的依存性,常常会造成可怕的冲突。
□信息之缺失:很多误解都是来自信息不足或信息的品质不好,要化解这种冲突,只有改进信息的品质和流通。
□角色混淆:角色是指别人对你想当然的期许。每一个人都被赋与许多的角色。但很遗憾的是,社会上有很多角色混淆的情事。原因是: :
1.自我定位错误,忘了自己是谁。
2.在其位不谋其政。很多主管占了企业中重要的位置,却没有扮演好主管的角色。
3.不在其位却谋其政:很多做幕僚的,遇到问题,忘了自己只有建议权,而没有裁量权。这就是一个常见的例子。
正因为冲突的原因没有办法消除,我们只能设法降低冲突的危害度,而无法永远消除冲突。
究竟应该如何面对冲突?最重要的是制度的建立和执行,亦即尽可能将冲突纳入制度的规范。我们要靠法治而不靠人治,要有一套制度运作,以回避和降低冲突。制度的存在虽然让许多人觉得施展不开,但它也是一把保护伞,足以保障我们的作为。制度的同义词包括规章、法律、政策、君子协定等。美国为什么两党交替执政,而不会发生宪政危机,就因为她们有一套行得通的制度,不管谁来主政,都是根据这套制度。
在任何社会、公司或家庭中,冲突都无法回避,所以必须靠一套切合时宜的制度来运作。所以我们最应该关心的,是如何制法和执法,其中很重要的关键是:「制法从宽,执法从严」。制法从宽,指的是法本身要合情合理。一个合情合理的法,才是从宽的法。只要规章制度兼容并包人情和道理的要求,执行起来就要从严,不要再讲求法外施恩。如果你觉得高速公路超速要罚三千元,是合情合理,切合时宜,那么我们就应该严格执行。一套切合时宜的制度,就是我们防范、处理冲突最有效的方法。
处理冲突应该具有什么样的心态?如果以上所提到的制度是硬件,以下所说的,就是冲突管理的软件:
「认知的冲突」不一定就是「感到的冲突」。外表看到的冲突和当事人内心真正感到的冲突,不能划上等号。所以真正的冲突管理是要让「感到的冲突」得到化解。有一个故事是这样的,很久以前在以色列,一位父亲把一块土地分给两兄弟做为遗产,两块土地面积相等,但兄弟双方都认为对方的土地较肥沃。双方争执不下,父亲最后向所罗门王求助。所罗门王告诉两兄弟,既然父亲的分割让大家都不满意,不妨就用以下方式决定如何分割:如果由哥哥分割,则由弟弟先做分割结果的选择;反之亦然。最后两人迅速取得共识。
这就是针对感到的冲突所作的化解。我们要从认知的冲突去透视感到的冲突。不要只看表面的冲突,而要看背后的既得利益或潜在利益上的冲突。
维护当事人的自尊。预留让步的空间,要给对方一个下台阶。在冲突的过程中,一定要给对方留余地。也就是说,即使你和对方冲突到最严重的地步,你至少要和对方维持貌合神离,绝对不容许演变到貌离神离的地步。如果演变到貌离神离,最后很多当事人可能为了面子,而意气用事,使得冲突无法化解。
处理之焦点应集中于问题,而非集中于人物。也就是说,冲突之化解在于对事不对人。很多处理冲突的人把焦点集中在人身上,因此永远无法了解问题真相移情设想。假如你我是冲突当事人,我会站在你的角度来看问题,也希望换取你站在我的角度来看事情。彼此有越多了解,才有越多谅解。
要减少彼此的误解,有两个途径:一、要接纳人与人之间的知觉差异;二、心态上要能够移情设想。如果能建立这两种心态,认知的差距就可缩短,冲突的化解才可期。冲突的化解来自谅解,谅解来自了解。
□冲突之化解是基于利害之考量,而非基于立场之考量。在儒家思想长久熏陶之下,大多数人都不太谈「利害」两个字。事情应该怎么做,和事情实际上怎么做,两者之间往往有很大的差距。令一个人耿耿于怀,想要得到却得不到的,就是利害考量。只要这个利害考量是合法,而且符合伦理,从满足彼此利害的角度切入,最能化解冲突。利害不会随立场而变,立场则随时随利害而变。